L’archivage numérique des documents est essentiel pour toute organisation afin d’éviter le chaos généré par un manque de contrôle et de standardisation. Même à notre époque, il y a des organisations qui ne disposent toujours pas d’un système d’archivage pour la sécurité de leur document. Et c’est une grave erreur. Dans cet article, nous allons vous parler des bonnes raisons de conserver ses documents dans un eDoc.
Qu’est-ce qu’un eDoc ?
C’est un programme permettant de gérer la création, l’édition, la distribution et le contrôle de sécurité des documents. Comme vous pouvez le voir sur https://www.silae.fr/ , ce programme est conçu pour garantir une agilité dans le processus d’émission et de réception des factures.
Il simplifie la gestion des envois et des réceptions des documents, offrant ainsi plus de rapidité et d’efficacité. Des programmations vous aident également à respecter les délais de paiement. Avec un eDoc, il est aussi possible de contrôler les documents juridiques ou fiscaux traités par une entreprise ou un particulier.
Quels sont les avantages de l’eDoc ?
La mobilité
L’amélioration incessante et continue des technologies a déterminé que la mobilité est un élément indispensable de la vie quotidienne, c’est-à-dire être connecté à tout moment et en tout lieu. Et le monde de l’entreprise et des documents n’y échappe pas. C’est pourquoi l’eDoc est conçu pour s’adapter et répondre à cette exigence. En effet, vous pouvez accéder à vos documents depuis n’importe quel appareil qui se connecte au réseau.
La conservation des documents électroniques
L’avancée des nouvelles technologies et la tendance actuelle a pour objectif d’atteindre le bureau sans papier. Cela signifie que tous les documents doivent être électroniques. Le rythme rapide de l’innovation technologique favorise et entrave à la fois la réalisation de cet objectif. L’une des grandes inconnues aujourd’hui est la préservation à long terme et la conservation des formats des documents qui sont déjà générés électroniquement. Il y aussi la récupération future du contenu de ces documents. L’eDoc est la solution à ces problèmes. Vos informations seront disponibles à tout moment. Soyez rassuré qu’ils seront à l’abri des changements technologiques qui peuvent survenir. De plus, la durée de conservation est garantie à vie, sans aucune limite de temps.
L’efficacité
Avec un système qui gère vos processus, vous pouvez unifier les procédures pour réaliser toutes les tâches. Vous établissez le même modèle pour toute l’entreprise, ce qui vous permettra de quantifier les résultats de ces tâches. De plus, si elles sont générées à partir du système, le moment viendra où toutes les procédures au sein de l’organisation seront électroniques. Cela élimine en grande partie le besoin de papier.
L’amélioration des processus
La dématérialisation des processus permet de contrôler le processus lui-même et les documents qu’il génère, ce qui améliore les temps de traitement et de gestion. Il en résulte une augmentation de l’efficacité des travailleurs ainsi que la possibilité de gérer la traçabilité et l’audit de tous les processus de travail de l’entreprise.
En bref, un eDoc garantit efficacité et efficience dans la recherche et la récupération de documents et de fichiers, accès rapide et sécurisé aux informations de l’entreprise. Ce qui réduit les temps de recherche d’informations et donc les temps de réponse.